Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen ermöglichen, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung des Webangebots und bei Veranstaltungsanmeldung zu informieren.

I. Personenbezogene Daten

Wenn Sie die Website informatorisch nutzen oder sich für eine Veranstaltung anmelden, erheben wir die personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten sind gemäß Artikel 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

II. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kaiserstraße 12
76131 Karlsruhe
Deutschland
Tel.: +49 721 608-0
Fax: +49 721 608-44290
E-Mail: info@kit.edu

Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Holger Hanselka.
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter∂kit.edu oder der Postadresse mit dem Zusatz „Die Datenschutzbeauftragte“.

III. Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterscheidet sich danach, ob Sie die Website nur informatorisch nutzen oder sich für eine Veranstaltung anmelden.

 
1. Informatorische Nutzung
Wenn Sie die Website durch Ihren Webbrowser ansteuern, erheben wir personenbezogene Daten, die Ihr Browser nach den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen an unseren Server übermittelt. Diese werden in sogenannten Server Log Files gespeichert. Wir erheben dabei die folgenden Daten die für die Darstellung der Seiten und die Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit zwingend erforderlich sind:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Aufforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browsertyp

Die IP-Adresse wird vor Speicherung in den Server Log Files anonymisiert. Die Daten können keinen bestimmten Personen zugeordnet werden. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

a. Cookies
Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei der Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die von dem von Ihnen verwendeten Browser bei Ihnen gespeichert werden und durch welche uns (dem Server unserer Website) bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver, vor allem schneller zu machen. Dabei werden Session-Cookies (transiente Cookies) und dauerhafte (persistente) Cookies unterschieden.

Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

Wir nutzen ausschließlich Session-Cookies. Persistente Cookies oder Flash-Cookies werden von uns nicht eingesetzt.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

b. Verschlüsselung
Die Website nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik.

c. Websiteanalyse
Wir nutzen auf unserer Website das Open-Source-Software-Tool Matomo zur Analyse des Surfverhaltens der Besucher unserer Website. Die Software setzt ein Cookie auf Ihrem Rechner. Wir speichern folgende Daten:

• Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems der Nutzerin / des Nutzers
• Die aufgerufene Website
• Die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Website gelangt ist (Referrer)
• Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Website aus aufgerufen werden
• Die Verweildauer auf der Website
• Die Häufigkeit des Aufrufs der Website

Die Software läuft ausschließlich auf den Servern unserer Website. Ihre personenbezogenen Daten werden nur dort gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die Software ist so eingestellt, dass die IP-Adressen nicht vollständig gespeichert werden, sondern 2 Bytes der IP-Adresse maskiert werden (Bsp.:  192.168.xxx.xxx). Auf diese Weise ist eine Zuordnung der gekürzten IP-Adresse zum aufrufenden Rechner nicht mehr möglich.

Wir verarbeiten die Daten zur Analyse des Surfverhaltens unserer Websitebesucher. Durch die Auswertung sind wir in der Lage unsere Website und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für unsere Aufzeichnungszwecke nicht mehr benötigt werden. Die Daten werden automatisch nach spätestens sechs Monaten gelöscht. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DS-GVO.

d. Kontaktaufnahme
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2. Anmeldung

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, erheben wir die Daten, die Sie in die Anmeldemaske eingeben, um diese für die Anmeldung, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung zu nutzen. Ohne das Ausfüllen der Pflichtangaben kann die Anmeldung und damit die Teilnahme an der Veranstaltung nicht umgesetzt werden.

Sie haben die Möglichkeit, in die Aufnahme Ihres Nachnamens, Vornamens und Ihrer Funktion in eine Teilnahmeliste einzuwilligen, die allen anderen Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird. Sie haben auch die Möglichkeit, in die Nutzung der E-Mail-Adresse für die Einladung zum zweiten Workshop einzuwilligen.
Die Anmeldedaten bleiben solange gespeichert, wie es für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.

Soweit Sie uns eine Einwilligungserklärung für eine Kontaktaufnahme per E-Mail gegeben haben, werden die diesen Vorgang betreffenden Daten gelöscht, wenn sich der Gegenstand der Kontaktaufnahme erledigt hat, es sei denn, die Einwilligungserklärung wird zuvor widerrufen.

Auf Grund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die steuerrelevanten und anderen rechtlich relevanten personenbezogenen Daten bis zu 10 Jahre über die Beendigung der konkreten Veranstaltung hinaus gespeichert.

3. Teilnahme an einem Online-Workshop

Während der Teilnahme an einem Online-Workshop verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in dem Umfang, der für die Teilnahme technisch erforderlich ist. Für die Durchführung der Online-Workshops kommt das Videokonferenztool „Zoom“ zum Einsatz. Die über die Kamera und das Mikrofon des Endgeräts aufgenommenen Video- und Audiodaten bzw. der Chatinhalt werden gemeinsam mit der IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen an die eingesetzten Server übermittelt. Die Video- und Audiodaten sowie die Chatinhalte werden an die Endgeräte der Empfänger weitergeleitet. Alle genannten Datenübermittlungen sind per TLS transportverschlüsselt.

Grundsätzlich kommt es zu folgender Verarbeitung durch die Zoom Video Communications, Inc. (55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113):

a. Benutzer/innen-Daten

• Wenn Sie sich mit einem Zoom-Account anmelden, werden die dort hinterlegten personenbezogenen Daten verarbeitet
• Wenn Sie sich mit einem Zoom Raum als Gast ohne Anmeldung mittels Zoom-Account verbinden, werden Sie darum gebeten, sich selbst ein Alias zu wählen, z.B. um Ihren echten Namen gegenüber Zoom nicht offenlegen zu müssen
• Wenn Sie sich per Telefoneinwahl zuschalten, wird Ihre Telefonnummer verarbeitet

b. Video-, Audio-und Textdaten

• Videodaten, sofern Sie die Kamera Ihres Endgeräts freigegeben haben
• Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben
• Textdaten, sofern die Chat-, Fragen-oder Umfragenfunktion genutzt wird

c. Meeting-Metadaten

• Dauer des Meetings
• Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen
• Name und Beschreibung des Meetings
• Geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings
• Chat-Status
• IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware-Informationen (MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung u.a.)

Video-und Audiodaten enthalten jedenfalls Ihr Abbild sowie Ihre Stimme als personenbezogene Daten im Sinne des Artikel 4 Nummer1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), da sich die Daten auf Sie als identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Darüber hinaus kann der Inhalt Ihrer Beiträge Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Auch IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationenlassen grundsätzlich einen Rückschluss auf Ihre Person zu und sind daher als personenbezogene Daten zu behandeln.

Die bei Zoom verfügbare „Aufmerksamkeitsüberwachung“ ist deaktiviert.

Der Text innerhalb der Chatfunktion wird in einer separaten Datei gespeichert und ist im Falle einer Aufzeichnung nicht Teil des Videos.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie unter zoom.us/de-de/privacy.html abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei dessen Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Die oben angegebenen Daten werden solange gespeichert, wie sie für die Durchführung der Online-Meetings und damit zusammenhängender Services erforderlich ist. Wird das Online-Meeting aufgezeichnet, erfahren Sie dies über eine Vorankündigung der Organisatorin / des Organisators und/oder über eine technische Signalisierung. Mit der Aufzeichnung werden die Daten des Audio-und Videostreams sowie die Nachrichten in der Chat-, Fragen-oder Umfragenfunktion gespeichert und bleiben über die Sitzung hinaus gespeichert. Wenn Sie mit einem Zoom-Account angemeldet sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

d. Aufzeichnung
Die Online-Workshops werden aufgezeichnet (Video- und Audiodaten sowie der Chat), um diese wissenschaftlich auswerten zu können. Die Ergebnisse werden anonymisiert veröffentlicht. Die Daten bleiben nur solange gespeichert, wie es für die Sicherstellung guter wissenschaftlicher Praxis erforderlich ist und werden spätestens nach 10 Jahren gelöscht.

4. Empfänger

a. Im Falle Ihres Websitebesuchs ist Empfänger Ihrer Daten der Webhoster Pixel X e.K. (Kuhstraße 26-27, 38100 Braunschweig), soweit das Hosting durch den Dienstleister erfolgt.

b. Im Falle einer Veranstaltungsanmeldung und –teilnahme sind Empfänger der Anmelde- und Aufzeichnungsdaten die Projektbeteiligten:
Intern: KIT-ITAS, KIT-INE sowie unterstützende Stellen der Verwaltung
Extern: Öko-Institut e.V. (Merzhauser Straße 173, D-79100 Freiburg)

c. Hinsichtlich der Teilnehmerliste sind die anderen Teilnehmer/-innen Empfänger der oben genannten Daten, soweit Sie hierin eingewilligt haben.

d. Bei Durchführung des Online-Workshops ist der oben näher bezeichnete Videokonferenz-Anbieter Zoom Video Communications, Inc. Empfänger der oben beschriebenen Daten.

e. Soweit erforderlich, werden die aufgezeichneten Daten an einen noch zu bestimmenden externen Dienstleister, der alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt, zwecks Transkription der Aufzeichnungsinhalte vertraulich weitergeleitet.

IV. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anzeige der Website in Ihrem Browser ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 UAbs. 1 lit. b DS-GVO iVm § 4 LDSG BW, um die Öffentlichkeit über das Projekt GECKO zu informieren.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei Anmeldung und Teilnahme an einer Veranstaltung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DS-GVO iVm § 4 LDSG BW.
Die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung der Video-, Audio- und Chatdaten, der Aufnahme Ihrer Daten in die Teilnahmeliste und die Einladung zu einem weiteren Workshop per E-Mail ist jeweils Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS-GVO.

V. Rechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO beruht (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO)
• Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO verarbeitet werden (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Abs. 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Abs. 1 LDSG:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg